Wij voeren onze activiteiten uit op een integere, oprechte en betrouwbare wijze

Medewerkers mogen van NLBV verwachten dat NLBV kiest voor betrouwbare (zakelijke) relaties vanwege hun kwalificaties en capaciteiten, waaronder hun reputatie en betrouwbaarheid. NLBV zien erop toe dat deze zakelijke relaties dezelfde ethische beleidsuitgangspunten onderschrijven als NLBV.

Wij zien erop toe dat zakelijke relaties dezelfde ethische beleidsuitgangspunten onderschrijven als wij

Voor NLBV is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. Wij kunnen dan voldoen aan onze verplichtingen ten aanzien van jou als medewerker en gegevens aan instanties verstrekken op grond van wettelijke verplichting. Daardoor kunnen we bedrijfsprocessen goed aansturen, kwaliteit bewaken, bedrijfsbeveiliging realiseren en het personeelsbeleid naar behoren uitvoeren.

Als NLBV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van onze medewerkers en andere betrokken. Daarom laten we ons op elk moment leiden door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving op het gebied van privacy, waarin de belangrijkste regels voor het vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens zijn vastgelegd. Als medewerker heb je het recht een verzoek in te dienen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die NLBV over jou verwerkt.

NLBV heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld. De functionaris gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De FG brengt jaarlijks verslag uit over de werkzaamheden. De FG is bereikbaar: privacy@loodswezen.nl

De taken van de FG zijn:

• Informeren en adviseren van de organisatie en medewerkers over de AVG;
• Toezicht houden op de naleving van de AVG;
• Informatie verzamelen voor het verwerkingsregister;
• Het aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens.

Alle betaalde en onbetaalde nevenwerkzaamheden, zoals andere dienstbetrekkingen, werkzaamheden als ZZP’er, vrijwilligerswerk, politieke functies of bestuurswerkzaamheden voor een vereniging, dienen te worden gemeld aan de directie. Het is de medewerker niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie betaalde en/of onbetaalde werkzaamheden te verrichten voor derden.

Je bent verplicht dergelijke nevenfuncties, voor zover deze te maken kunnen hebben met activiteiten van NLBV, te melden bij je werkgever. Het melden van deze nevenwerkzaamheden stelt NLBV in staat om te beoordelen of er geen sprake is van belangenverstrengeling, de Arbeidstijdenwet niet wordt overtreden en/of haar belangen niet anderszins worden geschaad. 

Bij contacten met klanten en leveranciers, waaronder ook overheidsinstanties, verwachten wij van jou als medewerker dat je geen steekpenningen of andere zaken van waarde verstrekt of aanneemt om zakelijke of financiële voordelen te verkrijgen, te behouden of te verlenen. Het is niet toegestaan om een geschenk, gunst of voorkeursbehandeling te aanvaarden die kan leiden tot een tegenprestatie.

Dit geldt niet voor de gebruikelijke relatiegeschenken van geringe waarde (max € 100,- inclusief BTW) of deelname aan eendaagse relatiebeheer evenementen. Je bent verplicht om iedere vraag om of aanbod van steekpenningen of andere zaken van waarde onmiddellijk af te wijzen en je direct leidinggevende, plaatsvervanger of de directeur hiervan direct in kennis stellen.

De medewerker is verplicht om geheimhouding in acht te nemen betreffende alle informatie over NLBV en klanten en/of relaties, waarvan de medewerker zich realiseert dat die gegevens van vertrouwelijke aard zijn.

Dit geldt zowel tijdens het dienstverband als na het beëindigen ervan. Het is niet toegestaan om deze informatie, op welke manier dan ook, direct of indirect met anderen te delen.

Wees je ervan bewust dat je op elk moment de organisatie representeert en dus moet je hier in je gedrag en uitingen rekening mee houden. In geen geval schaad je de goede naam van de organisatie. Krijg je als medewerker van NLBV een verzoek van de media voor een interview, dan wordt dit verzoek alleen gehonoreerd als de direct leidinggevende en de directeur van NLBV of de desbetreffende regiovoorzitter daarvoor toestemming geven.

Alle mediaverzoeken worden aangemeld bij de afdeling communicatie of het (regio) secretariaat. Voor verklaringen of meer informatie kan contact opgenomen worden met de directeur of betreffende voorzitter van de regio.

De zorg voor veiligheid, gezondheid en welzijn voor medewerkers en de zorg voor milieu is een essentieel onderdeel van ons beleid en onze bedrijfsvoering. Dit beleid is gericht op een continu proces van beheersen en verbeteren. Het is onze doelstelling om de voorzienbare risico’s die kunnen leiden tot persoonlijk letsel, schade voor gezondheid en welzijn, materiële schade en negatieve effecten op het milieu te beperken. Wij zorgen voor een optimale werkomgeving voor medewerkers en voor minimale huidige en toekomstige ecologische effecten die zijn gerelateerd aan onze productie of dienstverlening.

NLBV verwacht van haar medewerkers dat zij de interne regels en veiligheidsvoorschriften naleven, zoals vermeld in de persoonlijke veiligheidsvoorschriften, de ISM-code, en de kantoorregelingen.

Wij zorgen voor een optimale werkomgeving voor medewerkers en is essentieel onderdeel van ons beleid en bedrijfsvoering

Diefstal of fraude worden onder geen beding getolereerd. Fraude of diefstal van eigendommen van NLBV, medewerkers en/of relaties wordt bestraft met beëindiging van de arbeidsovereenkomst, al dan niet op grond van een dringende reden voor ontslag op staande voet (artikel 7:678 lid 2 BW). Er wordt altijd aangifte van fraude of diefstal bij de politie gedaan.

NLBV behoudt zich het recht voor om alle schade, voortvloeiende uit de diefstal of fraude, op de medewerker te verhalen.

Wij hechten veel belang aan veilige en gezonde arbeidsomstandigheden voor onze medewerkers. We bieden je ruimte voor ontwikkeling en ontplooiing en we staan garant voor een werkomgeving waarin alle individuele medewerkers met respect en waardigheid worden behandeld. Ieder individu heeft het recht om in een professionele sfeer te werken met voor iedereen gelijkwaardige ontplooiingsmogelijkheden en waarin geen ruimte is voor discriminerend en intimiderend gedrag.

Wij gaan er van uit dat alle relaties tussen personen op de werkplek een zakelijk karakter hebben, zonder voorkeuren, vooroordelen en intimidatie. We bieden alleen plek aan medewerkers die voldoen aan de competenties die gewenst zijn voor de betreffende functie.

Van jou als medewerker verwachten we dat je je passend en representatief voor jouw functie en NLBV gedraagt en kleedt en geen aanstoot geeft aan andere medewerkers of derden.

Wij willen dat iedereen in de organisatie met waardigheid en respect wordt behandeld. Discriminatie op grond van persoonlijke kenmerken zoals geslacht, ras, huidskleur, geloof, politieke voorkeur, seksuele geaardheid of aanwezigheid van lichamelijke handicaps wordt niet getolereerd. Hetzelfde geldt voor intimidatie en soortgelijke vormen van psychische bejegening.

Krijg je hier als medewerker toch mee te maken tijdens het werk, dan kun je dit bespreken met je leidinggevende, de vertrouwenspersoon of de bedrijfsarts.

Iedere vorm van agressie en/of geweld wordt onder geen beding getolereerd en leidt tot disciplinaire maatregelen. Onder agressie en geweld worden verstaan alle voorvallen waarbij personen lichamelijk of geestelijk worden gehinderd, bedreigd of aangevallen, een en ander in de ruimste zin van het woord.

Gedragingen die als uiting van agressie en/of geweld kunnen worden aangemerkt en ontoelaatbaar zijn. Onder andere: fysiek geweld, bedreiging, uitschelden, pesten, chanteren en/of vernederen van het slachtoffer.

Het maken van kwetsende opmerkingen, roddelen, het versturen van beledigende of bedreigende e-mails, tekst- en/of andere berichten.

Iedere vorm van agressie en/of geweld wordt onder geen beding getolereerd en leidt tot disciplinaire maatregelen

Grensoverschrijdend gedrag is alle gedrag dat als bedreigend, vernederend en/of intimiderend kan worden ervaren zoals seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en pesten. Grensoverschrijdend gedrag kan stress veroorzaken en ertoe leiden dat iemand het plezier in het werk verliest en er tegenop ziet om naar het werk te komen. Grensoverschrijdend gedrag, binnen of buiten werktijd en in welke vorm dan ook, wordt door NLBV dan ook onder geen beding getolereerd en leidt tot disciplinaire maatregelen. Medewerkers mogen ook op een respectvolle bejegening door klanten of relaties van NLBV rekenen.

De medewerker die het slachtoffer wordt van grensoverschrijdend gedrag wordt aangemoedigd daarvan melding te maken bij zijn leidinggevende, de directie of de vertrouwenspersoon.

Voor een echt veilige werkomgeving, waar geen plaats is voor grensoverschrijdend gedrag, vragen we de medewerkers om elkaar aan te spreken op ongepast gedrag.

Binnen NLBV worden informatiesystemen gebruikt als ondersteuning van de bedrijfsprocessen en voor het leveren van belangrijke stuurinformatie. Om de betrouwbaarheid, continuïteit en vertrouwelijkheid van de gegevensverwerking en de gegevens zelf te kunnen garanderen, zijn er verschillende beveiligingsmaatregelen genomen in de apparatuur, de programmatuur, de omgeving en de administratieve organisatie. Bij deze beveiligingsmaatregelen zijn ook de gebruikers van informatiesystemen en ICT-middelen betrokken, want deze maatregelen zijn pas effectief als je deze als gebruiker juist hanteert.

Internet is ook binnen NLBV van steeds groter belang voor het dagelijkse werk. Aan het gebruik van internet zijn echter risico’s verbonden die het stellen van gedrags- en gebruiksregels voor de werkplek (in- of extern) noodzakelijk maken.

Bij risico’s valt bijvoorbeeld te denken aan vertraging van de internetverbinding en/of netwerkvoorzieningen, beschadiging van het netwerk door virussen, cybercrime, het uitlekken van bedrijfsgeheimen, het in diskrediet brengen van de goede naam van de organisatie e.d.

Verder zijn de gebruikelijke gedragsregels, zoals de regels die gelden voor het ondertekenen van schriftelijke correspondentie, het vertegenwoordigen van NLBV en voor het verzenden van post (zoals correct taalgebruik), ook van toepassing op e-mail.

Als medewerker ga je zorgvuldig om met de ter beschikking gestelde bedrijfsmiddelen als internet, e-mail en de mobiele telefoon. Zowel onze apparatuur als beveiligingsmiddelen zoals gebruikersidentificatie en wachtwoorden stel je nooit aan anderen ter beschikking. Je houdt je aan beveiligingsprocedures die zijn opgesteld voor het gebruik van bepaalde informatiesystemen van NLBV. Wij blokkeren de toegang tot bepaalde websites, met name sites met een pornografische, racistische, discriminerende of een op entertainment gerichte inhoud. Wij kunnen het recht tot gebruik van (een deel van) internet toestaan, maar ook altijd weer intrekken.

Het is niet toegestaan om tijdens of buiten de kantooruren vanaf de (in- of externe) werkplek online computerspellen te spelen, online gokken en/of deelnemen aan kansspelen en chatgroepen. Bestanden die niet voor zakelijke doeleinden zijn, te downloaden op de zakelijke computer en het kantoornetwerk. De mobiele telefoon is bedoeld voor zakelijk gebruik. Privégebruik is in beperkte mate toegestaan. Er is een aparte regeling voor mobiele telefonie. In de lunchpauze of buiten normale kantooruren is gebruik van internet en e-mail voor persoonlijke doeleinden toegestaan, wanneer dit geen risico oplevert of schade aanricht van NLBV.

NLBV is in grote mate afhankelijk van computersystemen, daarom is het van belang om deze systemen veilig te houden en ervoor te zorgen dat er geen informatie op straat komt te liggen. Er zijn een aantal veiligheidsmaatregelen m.b.t. cybercrime, let op het volgende:

• Wachtwoorden zijn persoonlijk en beschermen de digitale Loodswezen identiteit van de medewerker. Deel geen wachtwoorden met anderen en schrijf deze nergens op.
• Bij phishing proberen criminelen medewerkers met echt uitziende e-mails naar valse websites te lokken, waardoor persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld een wachtwoord of rekeningnummer, gestolen kunnen worden. NLBV vraagt nooit via e-mail om deze gegevens.
• Social engineering is het misbruiken van menselijke eigenschappen. Telefonisch doet iemand zich voor als bijvoorbeeld een bankmedewerker en probeert het vertrouwen te winnen waardoor medewerkers vertrouwelijke gegevens afstaan.

Ga bewust om met informatie. Klik niet zomaar op linkjes en verstuur niet onnodig persoon­lijke informatie. Foutjes bij het versturen via de mail van informatie kunnen leiden tot datalekken. Het is belangrijk om de fysieke toegang tot ruimtes en kritische systemen te beperken. Zorg ervoor dat deuren en andere ingangen die toegang geven tot faciliteiten gesloten blijven en maak melding van verdachte of onbekende personen.

Klik niet zomaar op linkjes en verstuur niet onnodig persoonlijke informatie

Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het gebruik van AI in hun werk. Wees je bewust bij het gebruik van ChatGPT of andere AI-systemen van de beperkingen: AI-informatie kan onjuist, onvolledig of onvoldoende genuanceerd zijn. Daarom is het essentieel om AI-informatie altijd te verifiëren met betrouwbare bronnen om nauwkeurigheid en volledigheid te waarborgen. Gebruik AI-gegevens alleen als je zeker bent van de juistheid; bij twijfel eerst controleren met andere bronnen voordat je ze toepast in je werk. Door zorgvuldig om te gaan met AI, kunnen we de kwaliteit en betrouwbaarheid van onze werkzaamheden handhaven.

Alle gegevens die in ChatGPT of ander AI-systeem worden ingevoerd, worden door het systeem opgeslagen en komen daarmee buiten de invloedssfeer van NLBV. Medewerkers moeten daarom uiterst terughoudend zijn bij het invoeren van gegevens in ChatGPT of een ander AI-systeem. Het is strikt verboden om vertrouwelijke bedrijfsgegevens en/of gegevens van opdrachten, klanten en/of relaties van NLBV als input (“prompt”) in te voeren in ChatGPT of een ander AI-systeem. Als er twijfel is of bepaalde gegevens in ChatGPT of een ander AI-systeem ingevoerd mogen worden, moet de medewerker afzien van het invoeren ervan.

Er zijn diverse media op internet die gebaseerd zijn op user-generated content, zoals bijvoorbeeld blogs, wiki’s, fora e.d. Social media is ook binnen NLBV in toenemende mate van belang voor het dagelijkse werk. Aan het gebruik van social media zijn echter, per verschijningsvorm, risico’s verbonden die het stellen van regels noodzakelijk maken. Bij risico’s valt bijvoorbeeld te denken aan informatie die NLBV schaadt, gevolgen voor de privacy etc. Met het oog op dergelijke risico’s zijn we bevoegd om voorwaarden te stellen en maatregelen te nemen ter bevordering van de goede orde in de organisatie en in het belang van de informatiebeveiliging.

Tegen de achtergrond van de risico’s van het gebruik van social media en het belang van social media voor de bedrijfsvoering, mag van jou als gebruiker professioneel en integer handelen worden verwacht. Zo mag je via social media informatie delen, zolang deze niet vertrouwelijk is en NLBV en onze afnemers en leveranciers niet schaadt of in diskrediet brengt en het werk er niet onder lijdt. Bovendien ben je persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die je via social media verspreidt. Er wordt verwacht dat je geen vertrouwelijke en merkgebonden informatie verspreidt of vertrouwelijke informatie over klanten, partners, leveranciers of collega’s verspreidt zonder hun goedkeuring.

NLBV heeft een Chief Information Security Officer (CISO) aangesteld, die toezicht houdt op de toepassing en naleving van het informatiebeveiligingsbeleid zodat we cybercrime buiten onze deuren houden. De CISO is voor zowel de beroeps- als de bedrijfsmatige kant van onze organisatie bereikbaar via ictbeveiliging@loodswezen.nl. In dringende gevallen kan via de servicedesk ICT op nummer 088-9002444 contact opgenomen worden.

De taken van de Ciso zijn:

• Informeren en adviseren van de organisatie en medewerkers over informatiebeveiligingsbeleid;
• Toezicht houden op de naleving van het informatiebeveiligingsbeleid;
• Het verhogen van beveiligings- en risico awareness van digitale informatiebeveiliging bij organisatie en medewerkers;
• Het aanspreekpunt zijn bij security incidenten.

Vermoed je een misstand, dan kun je dit melden bij je leidinggevende, de verantwoordelijke of de externe vertrouwenspersoon. Meldingen worden vertrouwelijk behandeld. Binnen een periode van drie kalendermaanden na ontvangstbevestiging wordt de melder op de hoogte gehouden over de voortgang van het onderzoek, het standpunt van de directeur van NLBV en de stappen die worden genomen naar aanleiding van de melding. Het is goed om te weten dat je als medewerker op geen enkele wijze wordt benadeeld, mocht je een vermoeden van een misstand melden. Deze melding wordt vertrouwelijk behandeld.

De medewerker van NLBV kan ervoor kiezen deze melding anoniem te doen of niet. Een anonieme melding kan schriftelijk, mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen of via de vertrouwenspersoon worden gedaan. Na een anonieme melding verloopt alle communicatie tussen NLBV en de melder via de vertrouwenspersoon.

Mocht je in strijd handelen met de regels uit de gedragscode, dan kunnen sancties worden getroffen zoals een waarschuwing, ontzegging van toegang tot faciliteiten, een schorsing of zelfs beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Iedere medewerker die wordt geconfronteerd met grensoverschrijdend, ongewenst gedrag of werk gerelateerd probleem, wordt uitgenodigd en aangemoedigd om daarvan melding te maken bij de vertrouwenspersoon. Een melding bij de vertrouwenspersoon kan persoonlijk, schriftelijk, elektronisch of telefonisch worden gedaan. De vertrouwenspersoon luistert naar de melding en biedt eerste opvang. Van de melding wordt door de vertrouwenspersoon een verslag opgesteld.

De vertrouwenspersoon is verplicht om strikte geheimhouding in acht te nemen over alles wat men over de melding te weten komt. Slechts met uitdrukkelijke instemming van de melder kunnen gegevens met de directie of derden worden gedeeld.

Deze verplichting tot geheimhouding blijft bestaan als de vertrouwenspersoon niet meer als zodanig werkzaam is. Zolang de melder niet anders aangeeft, blijft de anonimiteit van de melder gerespecteerd. De melder kan de melding op elk moment intrekken.

De vertrouwenspersoon kan de melder advies geven over de verschillende mogelijkheden om het probleem op te lossen en, indien gewenst, in overleg met de melder bemiddelen bij een conflict of ongewenste situatie om een informele oplossing te vinden. De vertrouwenspersoon kan de melder zo nodig doorverwijzen naar professionele hulpverlenings­instanties. De medewerker die te goeder trouw een melding maakt, zal door die melding op geen enkele manier in zijn positie worden benadeeld.

De vertrouwenspersoon van Bezemer & Schubad is te bereiken op 088-1440200.

Een medewerker kan in beroep gaan bij de Commissie van Beroep tegen een beslissing die de werkgever specifiek over hem neemt.

Dit bezwaar kan worden gericht aan de secretaris van de Commissie van Beroep, per adres:
Afdeling HR, Postbus 830, 3000 AV Rotterdam.